عند تعاملنا مع البريد الإلكتروني قد نقع في بعض الأخطاء التي قد تتسبب في عدم وصول الرسالة التي نكتبها أو قد تتسبب في فهم خاطئ للمعني الذي نريد توضيحه في رسالتنا. قد نفاجأ بأن الشخص الذي نراسله قد تملكه الغضب من طريقة إعدادنا للرسالة بدون أن نقصد إغضاب المرسل إليه بل علي العكس قد نظن أننا كتبنا الرسالة بمنتهي الرقة. نقدم لك بعض الأخطاء الشائعة في المتعاملين مع البريد الإلكتروني حتي تتجنب الوقوع في هذه الأخطاء في المستقبل:
مراعاة الذوق الإلكتروني:
الطريقة الرقيقة لكتابة الخطابات الإلكترونية قد تختلف بعض الشيء عن الخطابات الورقية التقليدية. وكلنا يحرص علي مراعاة الذوق العام عند كتابة الرسائل ولكن توجد بعض النقاط قد تكون غائبة عن البعض منا وهي:
لا ترد علي الرسائل وأنت غاضب:
إذا وصلتك رسالة أثارت أعصابك ودفعتك الي الغضب فلا ترد فورا علي هذه الرسالة. أنتظر علي الأقل يوما كاملا حتي تهدأ تماما وعندما تكتب الرد حاول أن تكون موضوعيا ولا تخطط لكتابة رد تنتقم فيها ممن أرسل إليك الرسالة الأولي. يفضل أن تكلف شخصا آخر غيرك بكتابة الرد علي الرسالة.
أبتعد عن السخرية:
يجب أن نبتعد عن المصطلحات التي قد توحي بالسخرية حتي وإن كان لها طابع فكاهي فمن يتلقي الرسالة قد يفهمها علي أنها إهانة وهذا الانطباع هو ما نريد الابتعاد عنه.
لا تسـتخدم الأحرف الكبيرة:
Uppercase
عندما نكتب رسالة باللغة الإنجليزية تفادي الكتابة بالأحرف الكبيرة وتأكد من أن مفتاح
Caps Lock
مغلق. فالكتابة بالأحرف الكبيرة تستخدم عندما نريد أن نشعر من يتلقي الرسالة بأننا نصرخ في وجهه. قد لا يهتم البعض منا بكتابة كلماته بالأحرف الكبيرة أو الصغيرة ولكن من يتلقي الرسالة سيشعر بالتأكيد بالفرق بينهما وسيظن أن الكلمات التي نكتبها في رسالتنا إنما هي صراخ نريد به إهانته. كما لا تكثر من علامات التعجب في الرسالة فإن لها نفس التأثير السيئ.
عنوان واضح للرسالة:
عندما نكتب عنوانا واضحا للرسالة فإن ذلك سيعطي لمتلقي هذه الرسالة فكرة جيدة عن محتوياتها دون أن يضطر لفتح الرسالة وقراءتها بالكامل. أنت بذلك تعطي انطباعا بأنك تقدر وقت الشخص الذي تراسله فربما لا يكون لديه وقت كاف لقراءة الرسالة الآن وستساعده هذه الطريقة علي أن يأخذ فكرة عامة عن الرسالة التي بعثت بها أليه علي أن يقوم بقراءتها بالكامل عندما يسمح بذلك وقته.
رسالة قصيرة:
الرسالة القصيرة المحددة العناصر أفيد بكثير من صفحات طويلة غير محددة المعالم. مستخدمي الإنترنت يعيشون عصر السرعة بكل معانيه لذلك فالرسائل الطويلة لن تجد من يقرؤها وربما يقوم متلقي الرسالة بإلغائها فور أن يتعرف علي حجمها. فأتبع روح العصر وأجعل رسالتك قصيرة وفي الصميم مباشرة .
الرسائل ليست مجهولة المصدر:
إذا كنت تفكر في إرسال رسالة الي شخص أو مجموعة من الأشخاص فيجب أن تعرف أن الرسائل علي شبكة الإنترنت ليست مجهولة المصدر. قد تنشئ عنوان بريد إلكتروني لا يحمل اسمك وتظن أنك بذلك قد أخفيت هويتك ولكن الحقيقة غير ذلك. فتوجد معلومات في صدر الرسالة يمكن من خلالها التعرف علي الشخص الذي أرسل هذه الرسالة ومعظم برامج البريد الإلكتروني يمكنها عرض هذه المعلومات.
* في برنامج
Outlook
أضغط علي الرسالة ثم أفتح قائمة
View
ثم أضغط علي
Options
* في برنامج
Outlook Express
أضغط علي الرسالة ثم أفتح قائمة
File
ثم أضغط علي
Properties
ثم
Details
* في برنامج
Netscape
أضغط علي الرسالة ثم أفتح قائمة
View
ثم أضغط علي
Message Source
البيانات المتعلقة بمرسل الرسالة ستجدها في حقل
Received
ومن هذه البيانات يظهر اسم الحاسب الذي أرسل الرسالة الإلكترونية ورقـم الإنترنت
IP Address
الذي استخدمه والعديد من البيانات الأخري. من هذه البيانات يمكن الوصول الي الشخص الحقيقي الذي أرسل الرسالة.
العنوان خطأ:
معظم برامج البريد الإلكتروني الحديثة تحاول أن تقدم أكبر خدمة ممكنة للشخص الذي يستخدمها. يظهر هذا الفخ إذا كنت تريد إرسال رسالة لشخص سبق لك أن استخدمت برنامج البريد الإلكتروني في مراسلته. فبمجرد أن تبدأ في كتابة عنوان البريد الإلكتروني للمرسل إليه يقوم البرنامج أوتوماتيكيا بإكمال العنوان الإلكتروني من ذاكرة البرنامج وذلك تسهيلا لك. المشكلة تظهر إذا كان أكثر من شخص يشتركون في الأحرف الأولي لعنوان البريد الإلكتروني في هذه الحالة قد نخطئ في العنوان ونرسل الرسالة الي الشخص الخطأ.
لا تتسرع في الضغط علي مفتاح الإرسال:
Send
لقد تأخرنا في كتابة الرسالة ونريد أن نرسلها في أسرع وقت ممكن لذلك فقد تسبق أصابعنا تفكيرنا ونضغط علي مفتاح الإرسال
Send
قبل أن نقوم بأداء بعض الوظائف الهامة. فمثلا قد ننسي أن نختبر الأخطاء الإملائية بالرسالة من خلال وظيفة
Spelling Checker
أو ننسي أن نضع الملف المهم الذي كان لابد من إرساله مع الرسالة من خلال وظيفة
Attached File
والعديد من الوظائف المهمة الأخري. لذلك يجب أن تستخدم الفرامل حتي تمنع أصابعك من الوصول الي مفتاح الإرسال قبل أن تقوم بكل العمليات الضرورية.
مراعاة الذوق الإلكتروني:
الطريقة الرقيقة لكتابة الخطابات الإلكترونية قد تختلف بعض الشيء عن الخطابات الورقية التقليدية. وكلنا يحرص علي مراعاة الذوق العام عند كتابة الرسائل ولكن توجد بعض النقاط قد تكون غائبة عن البعض منا وهي:
لا ترد علي الرسائل وأنت غاضب:
إذا وصلتك رسالة أثارت أعصابك ودفعتك الي الغضب فلا ترد فورا علي هذه الرسالة. أنتظر علي الأقل يوما كاملا حتي تهدأ تماما وعندما تكتب الرد حاول أن تكون موضوعيا ولا تخطط لكتابة رد تنتقم فيها ممن أرسل إليك الرسالة الأولي. يفضل أن تكلف شخصا آخر غيرك بكتابة الرد علي الرسالة.
أبتعد عن السخرية:
يجب أن نبتعد عن المصطلحات التي قد توحي بالسخرية حتي وإن كان لها طابع فكاهي فمن يتلقي الرسالة قد يفهمها علي أنها إهانة وهذا الانطباع هو ما نريد الابتعاد عنه.
لا تسـتخدم الأحرف الكبيرة:
Uppercase
عندما نكتب رسالة باللغة الإنجليزية تفادي الكتابة بالأحرف الكبيرة وتأكد من أن مفتاح
Caps Lock
مغلق. فالكتابة بالأحرف الكبيرة تستخدم عندما نريد أن نشعر من يتلقي الرسالة بأننا نصرخ في وجهه. قد لا يهتم البعض منا بكتابة كلماته بالأحرف الكبيرة أو الصغيرة ولكن من يتلقي الرسالة سيشعر بالتأكيد بالفرق بينهما وسيظن أن الكلمات التي نكتبها في رسالتنا إنما هي صراخ نريد به إهانته. كما لا تكثر من علامات التعجب في الرسالة فإن لها نفس التأثير السيئ.
عنوان واضح للرسالة:
عندما نكتب عنوانا واضحا للرسالة فإن ذلك سيعطي لمتلقي هذه الرسالة فكرة جيدة عن محتوياتها دون أن يضطر لفتح الرسالة وقراءتها بالكامل. أنت بذلك تعطي انطباعا بأنك تقدر وقت الشخص الذي تراسله فربما لا يكون لديه وقت كاف لقراءة الرسالة الآن وستساعده هذه الطريقة علي أن يأخذ فكرة عامة عن الرسالة التي بعثت بها أليه علي أن يقوم بقراءتها بالكامل عندما يسمح بذلك وقته.
رسالة قصيرة:
الرسالة القصيرة المحددة العناصر أفيد بكثير من صفحات طويلة غير محددة المعالم. مستخدمي الإنترنت يعيشون عصر السرعة بكل معانيه لذلك فالرسائل الطويلة لن تجد من يقرؤها وربما يقوم متلقي الرسالة بإلغائها فور أن يتعرف علي حجمها. فأتبع روح العصر وأجعل رسالتك قصيرة وفي الصميم مباشرة .
الرسائل ليست مجهولة المصدر:
إذا كنت تفكر في إرسال رسالة الي شخص أو مجموعة من الأشخاص فيجب أن تعرف أن الرسائل علي شبكة الإنترنت ليست مجهولة المصدر. قد تنشئ عنوان بريد إلكتروني لا يحمل اسمك وتظن أنك بذلك قد أخفيت هويتك ولكن الحقيقة غير ذلك. فتوجد معلومات في صدر الرسالة يمكن من خلالها التعرف علي الشخص الذي أرسل هذه الرسالة ومعظم برامج البريد الإلكتروني يمكنها عرض هذه المعلومات.
* في برنامج
Outlook
أضغط علي الرسالة ثم أفتح قائمة
View
ثم أضغط علي
Options
* في برنامج
Outlook Express
أضغط علي الرسالة ثم أفتح قائمة
File
ثم أضغط علي
Properties
ثم
Details
* في برنامج
Netscape
أضغط علي الرسالة ثم أفتح قائمة
View
ثم أضغط علي
Message Source
البيانات المتعلقة بمرسل الرسالة ستجدها في حقل
Received
ومن هذه البيانات يظهر اسم الحاسب الذي أرسل الرسالة الإلكترونية ورقـم الإنترنت
IP Address
الذي استخدمه والعديد من البيانات الأخري. من هذه البيانات يمكن الوصول الي الشخص الحقيقي الذي أرسل الرسالة.
العنوان خطأ:
معظم برامج البريد الإلكتروني الحديثة تحاول أن تقدم أكبر خدمة ممكنة للشخص الذي يستخدمها. يظهر هذا الفخ إذا كنت تريد إرسال رسالة لشخص سبق لك أن استخدمت برنامج البريد الإلكتروني في مراسلته. فبمجرد أن تبدأ في كتابة عنوان البريد الإلكتروني للمرسل إليه يقوم البرنامج أوتوماتيكيا بإكمال العنوان الإلكتروني من ذاكرة البرنامج وذلك تسهيلا لك. المشكلة تظهر إذا كان أكثر من شخص يشتركون في الأحرف الأولي لعنوان البريد الإلكتروني في هذه الحالة قد نخطئ في العنوان ونرسل الرسالة الي الشخص الخطأ.
لا تتسرع في الضغط علي مفتاح الإرسال:
Send
لقد تأخرنا في كتابة الرسالة ونريد أن نرسلها في أسرع وقت ممكن لذلك فقد تسبق أصابعنا تفكيرنا ونضغط علي مفتاح الإرسال
Send
قبل أن نقوم بأداء بعض الوظائف الهامة. فمثلا قد ننسي أن نختبر الأخطاء الإملائية بالرسالة من خلال وظيفة
Spelling Checker
أو ننسي أن نضع الملف المهم الذي كان لابد من إرساله مع الرسالة من خلال وظيفة
Attached File
والعديد من الوظائف المهمة الأخري. لذلك يجب أن تستخدم الفرامل حتي تمنع أصابعك من الوصول الي مفتاح الإرسال قبل أن تقوم بكل العمليات الضرورية.
0 التعليقات: